Komunikat w sprawie przechowywania dokumentacji medycznej

Mając na uwadze sygnały docierające do Ministerstwa Zdrowia dotyczące wątpliwości w zakresie interpelacji przepisów prawa regulujących przechowywanie dokumentacji medycznej, poniżej przekazujemy komunikat w przedmiotowej sprawie.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2020 r. poz. 849, z późn. zm.), podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

– dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

– dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

– zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

– skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie

– w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

– dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.


W przypadku dokumentacji medycznej, w której wpisy dokonywane są cyklicznie w związku z kontynuacją leczenia 20 letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.Zgodnie z brzmieniem art. 29 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, po upływie ustawowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Zatem, należy przyjąć, iż po upływie ww. okresów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych zobowiązany jest do zniszczenia dokumentacji medycznej, chyba że zostanie ona zakwalifikowana jako materiał archiwalny w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.), albowiem z tym momentem zanika podstawa do przetwarzania danych osobowych pacjenta przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Jednocześnie warto podkreślić, iż eliminacja z obiegu dokumentacji medycznej w postaci papierowej może nastąpić, w każdej chwili, bez konieczności upływu ustawowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej, na podstawie przepisu zawartego w art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2021 r. poz. 666, z późn. zm.), zgodnie z którym usługodawca może dokonać „digitalizacji dokumentacji medycznej” tj. zmiany postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną.

Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje przez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez usługodawcę do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Dokument powstały w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej jest równoważny oryginałowi tego dokumentu. Usługodawca informuje usługobiorcę, którego dokumentacja została zdigitalizowana, o:

1) digitalizacji dokumentacji medycznej;

2) możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie, nie krótszym niż 1 rok od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

Prawo odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej przysługuje usługobiorcy, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez usługobiorcę, a po śmierci usługobiorcy także osobie bliskiej na zasadach określonych w art. 26 ust. 2-2b ww. ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. W przypadku nieodebrania dokumentacji medycznej w postaci papierowej, mimo wypełnienia obowiązku informacyjnego, usługodawca może ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację usługobiorcy.

W razie pojawiających się nowych pytań lub wątpliwości, dotyczących postępowania z dokumentacją medyczną, ogłoszony komunikat zostanie uzupełniony o pojawiającej się pytania i przygotowane odpowiedzi.


Źródło: https://www.gov.pl/web/zdrowie/

  • ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego do Służby Więziennej Czytaj dalej…
  • ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 27 lipca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie postępowania kwalifikacyjnego do Służby Więziennej Czytaj dalej…
  • Zmiany w zakresie profilaktycznych badań lekarskich w związku z ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw .Czytaj dalej …
    (więcej…)
    Informacja o ustawie z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku e-skierowaniem oraz listami oczekujących na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej Czytaj dalej…

    Celem ustawy jest dokonanie zmian w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510, z późn. zm.) oraz w ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. 2017 r. poz. 1845, z późn. zm.) w zakresie dotyczącym skierowań w postaci elektronicznej, czyli e-skierowań oraz modyfikacji rozwiązań dotyczących list oczekujących na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej.

    W ustawie zostało wprost wskazane, że skierowania mogą być wystawiane zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Obowiązek wystawienia skierowań w postaci elektronicznej będzie dotyczyć wyłącznie skierowań zapisywanych w Systemie Informacji Medycznej, zwanej dalej „SIM”. Wykaz świadczeń opieki zdrowotnej, dla których skierowania będą wystawiane w postaci elektronicznej w SIM określony zostanie w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw zdrowia. Skierowania co do zasady wystawiane w SIM, będą miały jednak postać papierową w przypadkach, gdy będą wystawiane dla osób o nieustalonej tożsamości, w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego P1, a także gdy będą wystawiane przez lekarza, lekarza dentystę, pielęgniarkę lub położną z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, którzy czasowo i okazjonalnie wykonują swój zawód na Rzeczypospolitej Polskiej. W pozostałym zakresie, tj. poza SIM świadczeniodawcy będą mogli samodzielnie decydować, w jakiej postaci będą wystawiać skierowania.

    Ustawa modyfikuje również przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie posługiwania się przez pacjentów e-skierowaniem. W przypadku, gdy pacjent otrzyma skierowanie w postaci elektronicznej po tym jak udostępni wybranemu świadczeniodawcy dane dostępowe do e-skierowania, świadczeniodawca dokona wpisu na listę oczekujących na udzielenie świadczenia przez określenie odpowiedniego statusu skierowania w systemie teleinformatycznym P1. Pacjent, któremu zostanie wystawione e-skierowanie, otrzyma informację w wystawionym skierowaniu (sposób komunikacji z pacjentem pozostawiony jest do jego wyboru).

    Określono zasady postępowania ze skierowaniami wystawionymi w postaci elektronicznej w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego Platformy P1. W takiej sytuacji świadczeniodawca powinien wpisać świadczeniobiorcę w kolejnej pozycji prowadzonej przez siebie listy oczekujących na udzielenie świadczenia, na podstawie informacji o wystawionym skierowaniu, a niezwłocznie po uzyskaniu dostępu do systemu, powinien on dokonać wpisu na listę oczekujących na udzielenie świadczenia przez określenie odpowiedniego statusu skierowania.

    W uzasadnieniu do ustawy wskazano, że wdrożenie e-skierowań w praktyce spowoduje znaczne udogodnienia dla pacjentów w umówieniu się na konkretne świadczenie opieki zdrowotnej, a prowadzącym listy oczekujących na udzielenie świadczenia umożliwi racjonalizowanie zapisów na tych listach. Pacjent nie będzie bowiem mógł zapisać się na więcej niż jedną listę oczekujących na udzielenie świadczenia na podstawie tego samego skierowania. Ponadto możliwość zapisania się tylko na jedną listę oczekujących obejmować będzie także sytuacje, gdy pacjent otrzyma więcej niż jedno skierowanie na to samo świadczenie opieki zdrowotnej. W przypadku pacjentów korzystających ze świadczeń na zasadzie odpłatności będzie istniała możliwość wykorzystania dowolnej liczby skierowań, ponieważ świadczenia udzielane odpłatnie nie są objęte listą oczekujących na udzielenie świadczenia.

    Dążąc do zwiększenia aktualności danych o pierwszym wolnym terminie, nałożono na świadczeniodawców obowiązek przekazywania do NFZ informacji w tym zakresie każdego dnia roboczego do godz. 10.00 według stanu na dzień poprzedzający. Jednocześnie wprowadzono regulację zgodnie z którą świadczeniodawcy mogą przekazywać informacje o zmianie terminu udzielenie świadczenia w przypadku świadczeń, dl których czas oczekiwania jest dłuższy niż 180 dni, raz na 3 miesiące. Wprowadzono również dla świadczeniodawców możliwość informowania o zmianie terminu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej pacjentów pisanych na listę oczekujących na udzieleni świadczenia, którym wyznaczono termin udzielenia w przedziale miedzy 7 a 30 dniem liczonym od upływu terminu wyznaczonego dla świadczeniobiorcy, który nie stawił się u świadczeniodawcy na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej lub zrezygnował z tego świadczenia.

    Zwiększono listę podmiotów obowiązanych do prowadzenia list oczekujących na udzielenie świadczenia, oprócz szpitali i świadczeniodawców udzielających świadczeń specjalistycznych w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej, dodatkowo zobowiązano do prowadzenia zarówno harmonogramu przyjęć jak i list oczekujących na udzielenie świadczenia także świadczeniodawców udzielających stacjonarnych i całodobowych świadczeń zdrowotnych innych niż szpitalne.

    Ustawa z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z e -skierowaniem oraz listami oczekujących na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej wprowadza również zmiany do ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.) oraz do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, z późn. zm.). zmiany w tych ustawach mają na celu umożliwić odliczenie przez podatników odpowiednio podatku PIT i CIT od dochodu równowartości poniesionych w 2018 r. wydatków na nabycie towarów lub usług, umożliwiających podłączenie apteki ogólnodostępnej lub punktu aptecznego do Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych, bez jednoczesnego pozbawienia tych podatników prawa do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Odliczeniu podlegać będą wydatki w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 3 500 zł oraz liczby stanowisk w aptece ogólnodostępnej albo punkcie aptecznym, z tym, że liczba uwzględnionych stanowisk nie może być większa niż 4. Wsparcie to zostało skierowane do aptek ogólnodostępnych i punktów aptecznych, które są obowiązane do podłączenia swoich systemów do Platformy P1 nie później niż do dnia 31 grudnia 2018 r. Od 1 stycznia 2019 r. zobowiązane bowiem będą do elektronicznego otaksowania wszystkich recept wystawionych zarówno w postaci elektronicznej jak i w postaci papierowej poprzez wytworzenie dokumentu realizacji recepty.

    Pozostali usługodawcy są obowiązani do podłączenia się do Platformy P1 do dnia 31 grudnia 2019 r. a obowiązek wystawiania e-recept i e-skierowań powstanie dopiero z dniem 1 stycznia 2020 r. oraz z dniem 1 stycznia 2021 r.

    Ustawa co do zasady wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem:

    • 1) art. 1, art. 2 i art. 10, które wejdą w życie z dniem 31 grudnia 2018 r.;
    • 2) przepisów dotyczących skierowań wystawianych w postaci elektronicznej w SIM, które wejdą w życie z dniem 1 kwietnia 2019 r.;
    • 3) regulacji dotyczących harmonogramów przyjęć, które wejdą w życie z dniem 1 lipca 2019 r.;
    • 4) przepisów dotyczących zakresu przedmiotowego list oczekujących rozszerzonego o stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż szpitalne, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.
      Źródło: www.prezydent.pl